Raci là gì? Biểu đồ mẫu RACI như thế nào?

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix – RAM) là một công cụ quan trọng được sử dụng trong quản lý dự án để hiển thị các nguồn lực được gán cho từng gói công việc hoặc hoạt động. Nó cho phép các thành viên trong nhóm dự án biết được mình được giao nhiệm vụ gì và ai là người đảm trách trực tiếp hoặc giám sát công việc của mình.

Ma trận gán trách nhiệm cũng giúp tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong dự án. Bằng cách sử dụng ma trận RACI, một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM), các thành viên trong nhóm dự án có thể biết được ai là người phê duyệt, ai là người thực hiện, ai là người tư vấn và ai là người thông tin cho từng hoạt động hoặc gói công việc.

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix – RAM) là gì?

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix – RAM) là một công cụ quan trọng trong quản lý dự án, giúp xác định các nguồn lực được gán cho từng gói công việc hoặc hoạt động. Tuy nhiên, để sử dụng RAM hiệu quả, chúng ta cần phải phát triển nó ở nhiều cấp độ khác nhau, phù hợp với quy mô của dự án.

Ví dụ, trên các dự án lớn, RAM cấp cao có thể được sử dụng để xác định trách nhiệm của toàn bộ đội dự án, nhóm hoặc đơn vị tương ứng với mỗi cấu phần của WBS (gói công việc). RAM cấp thấp hơn, trong khi đó, được sử dụng trong nhóm để chỉ định vai trò, trách nhiệm và cấp thẩm quyền cho các hoạt động cụ thể.

Tuy nhiên, không chỉ đơn thuần là một công cụ để phân bổ trách nhiệm, RAM còn giúp cho việc quản lý dự án trở nên hiệu quả hơn bằng cách tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm dự án đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình. Ngoài ra, RAM còn đảm bảo rằng chỉ có một người chịu trách nhiệm giải trình (accountable) cho bất kỳ một nhiệm vụ nào để tránh nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm cuối cùng hoặc có thẩm quyền cho công việc.

Vì vậy, sử dụng RAM là một phương pháp hữu hiệu để quản lý dự án, đặc biệt là trên các dự án lớn và phức tạp. Bằng cách phát triển RAM ở nhiều cấp độ khác nhau, chúng ta có thể tăng cường khả năng phân bổ trách nhiệm và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp cho các thành viên trong nhóm dự án.

Ma trận RACI (RACI matrix) là gì?

Ma trận RACI là một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM). RACI là viết tắt của 4 chữ:

• R – Responsible: người/nhóm thực thi. Đó là người/nhóm chịu trách nhiệm thực hiện gói công việc/hoạt động để đảm bảo hoàn thành. Phải có ít nhất 1 người/nhóm thực hiện gói công việc/hoạt động để hoàn thành (nếu không có ai thực hiện công việc thì công việc đó sẽ không thể hoàn thành!). Đối với các gói công việc/hoạt động lớn cần nhiều người/nhóm thực hiện, có thể gán nhiều người/nhóm ở vai trò R – trách nhiệm thực thi. Do đó, một gói công việc/hoạt động sẽ luôn có ít nhất 1 người/nhóm thực hiện.
• A – Accountable: người chịu trách nhiệm. Đây là người có trách nhiệm cuối cùng trong việc hoàn thành một công việc/hoạt động. Thường là cấp trên của người/nhóm thực hiện và chịu trách nhiệm cuối cùng cho kết quả của công việc/hoạt động đó. Người chịu trách nhiệm sẽ phải chịu trách nhiệm cuối cùng dù công việc/hoạt động đó được hoàn thành bởi người/nhóm thực hiện nào và đạt được kết quả tốt hay xấu. Nếu không có người chịu trách nhiệm, có rủi ro rất cao là công việc/hoạt động sẽ thất bại hoặc không đạt được mục tiêu. Nếu có 2 người trở lên chịu trách nhiệm cho một công việc/hoạt động, cũng có rủi ro lớn là công việc/hoạt động sẽ thất bại do không phân định rõ trách nhiệm, hoặc do đẩy trách nhiệm cho nhau. Do đó, luôn chỉ có một người chịu trách nhiệm cho một công việc/hoạt động.
• C – Consult: tham vấn. Đây là việc hỏi ý kiến các cá nhân, tổ chức để có thể thực hiện một công việc/hoạt động. Người/nhóm chịu trách nhiệm thực hiện cần tham vấn ý kiến và chuyên gia đối với các cá nhân/tổ chức có vai trò C để thực hiện công việc/hành động đó.
• I – Inform: thông báo. Đây là các cá nhân hoặc tổ chức cần được thông báo về một gói công việc/hoạt động. Thông tin về tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, và các chi tiết khác sẽ được người/nhóm thực hiện thông báo đến các bên liên quan để họ có thể hiểu rõ về gói công việc/hoạt động đó.

Biểu đồ mẫu RACI như thế nào?

Biểu đồ mẫu RACI thường có dạng:

• Cột bên trái là danh sách các gói công việc/hoạt động
• Hàng ngang trên cùng là danh sách các nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan
• Vai trò R, A, C, I sẽ được gán giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.

Giám đốc dự án có thể chọn vai trò “Lead” hoặc “Resource” tùy vào dự án. Biểu đồ RACI giúp phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm khi có nguồn lực trong và ngoài nhóm.

Lấy ví dụ ở bảng trên và Hoạt động CC thì cách đọc là:

• Ms Lan sẽ chịu trách nhiệm thực hiện công việc Hoạt động CC [Responsible];
• Để thực hiện công việc này, Ms Lan cần tham khảo ý kiến của Mr Nam và Mr Khang (đây có thể là hai người có chuyên môn hoặc có ý kiến quan trọng) [Consult];
• Hiệu suất, kết quả hoặc thông tin về công việc này sẽ được Ms Lan thông báo cho Ms An [Inform];
• Mr Trọng là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với Hoạt động CC [Accountable]

Phương pháp lập ma trận RACI trong quản lý dự án

Bước 1. Xác định danh sách các gói công việc/hoạt động

Danh sách các gói công việc/hoạt động được lập ra thông qua kỹ thuật Chia tách (decomposition) để phân rã giao phẩm dự án (deliverables) thành các gói công việc nhỏ nhất, và phân rã tiếp tục cho đến danh sách các hoạt động cụ thể trong dự án.

Việc liệt kê danh sách tất cả các gói công việc/hoạt động này sẽ được thực hiện ở cột bên trái, giúp cho việc quản lý và theo dõi tiến độ dự án trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc phân rã giao phẩm dự án và liệt kê các hoạt động cụ thể còn giúp cho việc phân chia công việc giữa các thành viên trong nhóm trở nên hiệu quả hơn, đồng thời giúp cho việc xác định các trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên trở nên rõ ràng hơn.

Bước 2. Xác định danh sách các nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan

Một dự án thành công phụ thuộc vào nhiều nguồn lực khác nhau. Các nguồn lực đó có thể là giám đốc dự án, các thành viên trong đội dự án, giám đốc chức năng, các nhân viên trong công ty/tổ chức và các bên liên quan khác.

Ngoài ra, các nguồn lực khác như nhân viên tư vấn, nhân viên bảo trì hoặc nhân viên hỗ trợ khác cũng có thể cần thiết cho dự án. Vì vậy, danh sách các nguồn lực cần được liệt kê một cách rõ ràng. Các nguồn lực này có thể được phân bổ cho các phần khác nhau của dự án để đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Hãy đảm bảo rằng danh sách các nguồn lực được liệt kê đầy đủ và chi tiết trong hàng đầu của bảng.

Bước 3. Phân công trách nhiệm

Giám đốc dự án và nhóm dự án sẽ cùng nhau đặt ra kế hoạch bằng cách phân công các trách nhiệm cho các thành viên của nhóm. Cụ thể, chúng tôi sẽ sử dụng hệ thống gán R (trách nhiệm thực thi), A (trách nhiệm giải trình), C (tham vấn), I (thông báo) giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.

Việc phân công trách nhiệm này sẽ giúp chúng tôi đảm bảo rằng mọi công việc đều được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu của dự án.

Bước 4. Rà soát

Để đảm bảo rằng một gói công việc/hoạt động bất kỳ được thực hiện một cách hiệu quả nhất có thể, nên chỉ định duy nhất một người chịu trách nhiệm giải trình về mọi vấn đề liên quan đến gói công việc/hoạt động đó. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng quyết định và hướng dẫn được đưa ra một cách rõ ràng, tránh nhầm lẫn và sai sót.

Ngoài ra, cần có ít nhất một người hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm thực thi công việc/hoạt động đó. Những người này sẽ đảm bảo rằng các yêu cầu được thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn, và sẽ phối hợp với nhau để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Việc phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các thành viên trong đội ngũ sẽ giúp tăng độ chính xác và hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc/hoạt động.

Bước 5. Thống nhất với các bên liên quan quan trọng

Để đảm bảo gói công việc/hoạt động được triển khai đúng tiến độ, chất lượng và đạt mục tiêu, cần thiết phải thống nhất với giám đốc chức năng trong cấu trúc ma trận để sử dụng được nguồn lực của phòng ban này. Tuy nhiên, việc thống nhất này không chỉ giúp đảm bảo sự đồng thuận của các bên liên quan mà còn mang lại nhiều lợi ích khác cho gói công việc/hoạt động.

Thí dụ, nó có thể giúp tăng cường sự hiểu biết và sự đồng tình giữa các bộ phận, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy tinh thần hợp tác giữa các nhân viên. Do đó, việc đưa ra quyết định thống nhất này sẽ mang lại nhiều giá trị cho tổ chức và giúp nó đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả hơn.

Ngoài ra, việc sử dụng ma trận gán trách nhiệm cũng giúp cho dự án được quản lý tốt hơn và giảm thiểu rủi ro. Nhờ có ma trận này, các thành viên trong nhóm dự án có thể biết được những nhiệm vụ nào cần được hoàn thành trước, những nhiệm vụ nào có thể hoàn thành song song và những nhiệm vụ nào có thể hoàn thành sau.

Tóm lại, việc sử dụng ma trận gán trách nhiệm là rất cần thiết trong quản lý dự án để đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và tăng tính hiệu quả cho dự án.