Cách xuống dòng trong Excel đơn giản mà ai cũng làm được
Cách xuống dòng là một trong những thao tác cơ bản và quan trọng trong việc biên tập dữ liệu trong Excel. Nó giúp cho bảng tính của bạn trở nên khoa học và đẹp mắt hơn, giúp cho việc đọc hiểu và phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thực hiện sao cho đúng và nhanh nhất. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách xuống dòng trong Excel và hướng dẫn cách thực hiện nó một cách đơn giản nhất.
Cách sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter
Khi bạn muốn chia cột dữ liệu thành nhiều dòng để dễ nhìn hơn, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter để thực hiện việc này. Cụ thể, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào ô cần xuống dòng trong Excel và thực hiện theo các bước sau:
- Đối với máy tính Windows: Bạn nhấn tổ hợp phím Alt + Enter trên bàn phím.
- Đối với máy tính MacOS: Bạn nhấn tổ hợp phím Command + Enter trên bàn phím.
Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng chia các cột dữ liệu dài thành nhiều dòng để dễ đọc hơn. Việc xuống dòng cũng giúp cho bảng tính của bạn trở nên gọn gàng và trực quan hơn. Ngoài ra, việc xuống dòng còn giúp cho bạn có thể hiển thị nhiều thông tin hơn trong cùng một ô, giúp cho việc sắp xếp dữ liệu của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Sử dụng công cụ Wrap Text
Trong quá trình làm việc với Excel, việc xuống dòng đôi khi là điều cần thiết. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng công cụ Wrap Text. Công cụ này giúp tất cả các ký tự trong ô Excel không tràn ra sang ô khác.
Đối với người dùng Macbook, việc sử dụng công cụ này rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nhấn chọn “Wrap Text” trên thanh công cụ của giao diện Excel.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím “Option + Fn + Enter” trên bàn phím Macbook.
Bước 3: Công cụ Wrap Text đã được kích hoạt. Bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Control + Command + Enter” để xuống dòng Excel của Macbook.
Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng Wrap Text bằng cách sau:
Bước 1: Chọn các ô cần xuống dòng trong Excel.
Bước 2: Tại tab Home, chọn mục “Wrap Text trong Alignment”. Lúc này, tất cả các ô bạn chọn sẽ tự động xuống dòng.
Việc sử dụng công cụ Wrap Text không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp tăng tính thẩm mỹ và sự dễ đọc cho bảng tính của bạn. Hãy trải nghiệm và áp dụng để tăng hiệu quả công việc của mình nhé!
Sử dụng Find & Replace
Một số trường hợp trong quá trình thao tác với Excel đòi hỏi bạn phải đặt xuống dòng sau một ký tự nào đó. Trong trường hợp này, bạn có thể thực hiện thao tác đặt xuống dòng trong Excel theo các bước sau:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ các ô Excel mà bạn muốn chèn ký tự quy định xuống dòng.
Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn nhấn vào tab “Home”. Khi đó, màn hình sẽ hiển thị các công cụ hỗ trợ. Bạn nhấn vào mục “Find & Select” và chọn “Replace” để tiếp tục. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện thao tác này trên bàn phím bằng cách nhấn tổ hợp phím “Ctrl + H” để truy cập vào hộp thoại “Find & Select” mà không cần sử dụng chuột.
Bước 3: Giao diện màn hình sẽ hiển thị hộp thoại “Find & Replace”. Lúc này, bạn nhập ký tự đang muốn tìm kiếm vào trường “Find What”.
Ví dụ, nếu bạn muốn tìm dấu phẩy ngăn cách giữa tên người và chức danh của họ.
Bước 4: Tại trường “Replace with”, bạn tiến hành đặt xuống dòng bằng cách nhấn tổ hợp phím “Ctrl + J” trên bàn phím.
Bước 5: Cuối cùng, bạn nhấn vào “Replace All” để hệ thống tiến hành thay thế tất cả dấu phẩy trong Excel thành ký tự xuống dòng.
Sử dụng hàm
Ngoài cách thức đơn giản của việc nhấn phím Enter để xuống dòng trong Excel, người dùng còn có thể sử dụng một số cách thức khác để thực hiện điều này. Một trong những cách thức đó là sử dụng các hàm trong Excel để giải quyết những trường hợp phức tạp hơn.
Cụ thể, bạn có thể sử dụng các hàm sau:
- Hàm CHAR: cho phép bạn thêm vào bất kỳ ký tự nào trong bảng mã ASCII vào trong văn bản của mình. Bạn có thể sử dụng hàm này để thêm vào các ký hiệu đặc biệt như dấu cách, dấu gạch ngang, v.v.
- Hàm SUBSTITUTE: cho phép bạn thay thế một chuỗi con bằng một chuỗi khác trong một văn bản. Bạn có thể sử dụng hàm này để thay thế các chuỗi con không mong muốn trong dữ liệu của mình.
- Hàm TRIM: cho phép bạn xóa bỏ khoảng trắng không cần thiết ở đầu hoặc cuối một chuỗi. Bạn có thể sử dụng hàm này để làm sạch dữ liệu và giúp cho dữ liệu trông gọn gàng hơn.
Với những hàm này, bạn có thể sử dụng chúng để thao tác trên dữ liệu thật nhanh chóng và hiệu quả. Hãy thử sử dụng chúng trong các trường hợp khác nhau để tăng cường khả năng thao tác của mình trong Excel.
Sử dụng chức năng căn lề Justify
Cách xuống dòng bằng chức năng căn lề Justify sẽ giúp bạn hiển thị đầy đủ dữ liệu khi in bảng tính ra giấy. Hãy làm theo các bước sau để sử dụng chức năng này:
Bước 1: Chọn các ô cần xuống dòng trong Excel.
Bước 2: Nhấp chuột phải vào ô cần xuống dòng và chọn “Format Cells”. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, bạn cũng có thể mở hộp thoại Format Cells bằng cách chọn Format trên menu và nhấn vào “Format Cells”. Bạn có thể sử dụng phím tắt “Ctrl + 1” trên bàn phím để mở hộp thoại Format Cells.
Bước 3: Giao diện màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Format Cells. Nhấp vào thẻ Alignment và tại hộp thoại Horizontal, nhấp vào mũi tên xuống để hiển thị các lựa chọn. Chọn “Justify” và nhấn “OK” để hoàn thành.
Hơn nữa, việc sử dụng chức năng căn lề Justify cũng giúp bảng tính của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Bạn nên áp dụng nó vào các bảng tính chứa nhiều dữ liệu để đảm bảo sự rõ ràng và dễ đọc hơn. Chúc bạn thành công trong việc sử dụng chức năng này!
Bạn có thể tìm hiểu thêm #### trong Excel là gì? Nguyên nhân và cách fix lỗi này
Sử dụng Excel Spreadsheets bằng Wrap Text
Nếu bạn muốn thêm xuống dòng cho các ô trong Excel Spreadsheets, bạn có thể sử dụng công cụ Wrap Text. Dưới đây là các bước để thực hiện điều đó:
Bước 1: Trước tiên, hãy chọn các ô mà bạn muốn thêm xuống dòng.
Bước 2: Sau đó, hãy chọn Text Wrapping (Xuống dòng tự động) trên thanh công cụ và chọn Wrap (Xuống dòng). Bằng cách này, các ô sẽ được tự động xuống dòng để phù hợp với nội dung và kích thước của từng ô trong Excel Spreadsheets.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh chiều dài và chiều rộng của các ô bằng cách kéo các cạnh của ô hoặc thay đổi kích thước các hàng và cột của bảng tính. Việc này giúp cho các ô trông đẹp hơn và dễ dàng đọc hơn cho người sử dụng.
Lời kết
Bài viết trên đã đưa ra những cách xuống dòng trong Excel trên Windows và Macbook dễ dàng và hiệu quả nhất để giúp bạn trình bày dữ liệu một cách khoa học và hấp dẫn hơn. Để tạo thêm tính thẩm mỹ cho bảng tính của bạn, bạn có thể thử áp dụng thêm các kiểu định dạng khác nhau như định dạng điều kiện, định dạng nổi bật và các biểu tượng của Excel.
Hơn nữa, bạn có thể thêm các hình ảnh, biểu đồ và đồ thị để làm cho bảng tính của bạn trở nên sinh động hơn. Chúc bạn thành công trong việc sử dụng Excel để trình bày dữ liệu của mình!
